Bankafstemning: 10 tips til fejlfri afstemning hver gang

Sådan rammer du nul i differencen hver måned

Vi laver bankafstemning for over 400 danske virksomheder hver måned, og mønsteret er det samme. De kunder, der rammer nul i differencen uden besvær, gør fem ting konsekvent. De andre bruger to dage på at finde 47 kroner. Her er 10 konkrete tips, der virker, uanset om du bogfører i Dinero, e-conomic eller Billy.

Hvad sker der, hvis du ikke afstemmer banken?

Bankafstemning er den proces, hvor du parrer hver postering i bogføringen med hver bevægelse på bankudtoget. Når balancen på kontoen stemmer med saldoen i regnskabet, er du i mål. Hvis du springer det over, ophober fejlene sig:

Dubletter, fordi en faktura er bogført både manuelt og automatisk

Kunder, der i virkeligheden aldrig har betalt, men står som betalt i debitorlisten

Forkert moms, fordi en udgift er bogført med en sats, der ikke matcher bilaget

En likviditetssaldo, der lyver. Du tror, der står 80.000 kr., men der står 32.000

Et årsregnskab, som revisor bruger ekstra timer på, og du betaler regningen

Vi har overtaget bogføringer, hvor banken ikke har været afstemt i 18 måneder. Det tager typisk 6-10 timer at rede ud, og i halvdelen af tilfældene finder vi udgifter, kunden har betalt to gange. Pointen er enkel: Jo længere du venter, jo dyrere bliver det, både i timer og i skattemæssige konsekvenser.

Her får du 10 konkrete tips til fejlfri bankafstemning. Listen forudsætter, at du kan det grundlæggende. Er du helt ny, så start med vores guide til bogføring for begyndere.

1. Afstem ugentligt, ikke månedligt

Hvis du har daglig drift med mere end 20 bevægelser om ugen, så afstem hver fredag. Det tager 15 minutter, mens du stadig kan huske, hvad transaktionerne handlede om. For mindre selskaber med få bevægelser er månedligt fint, men aldrig længere. En MobilePay-overførsel fra februar, du skal granske i juli, er en gåde. Den samme i denne uge er bare en kvittering.

2. Brug et program med auto-import af bankudtog

Manuelt indtastet bankudtog er en fejlkilde. Vælg et regnskabsprogram, der trækker bankposterne automatisk. Dinero har integration til alle danske banker via PSD2. e-conomic kobler op direkte på din erhvervskonto og henter bevægelser hver nat. Billy bruger Aiia til at importere udtog fra over 30 banker. Når banken er koblet på, er det bare et spørgsmål om at matche.

3. Sæt regelposter op på dine faste udgifter

I e-conomic kalder de det "kassekladde-regler", i Dinero "foreslåede konteringer". Princippet er det samme: Når der hver måned trækkes 299 kr. fra Microsoft, skal du kun en gang fortælle programmet, at det er konto 3617 (it-omkostninger) med 25 % moms. Næste 11 måneder gør den det selv. Vi sætter typisk 15-25 regler op hos en ny kunde, og det reducerer manuel kontering med 70-80 %.

4. Kontér på den rigtige dato, ikke fakturadatoen

Den hyppigste fejl, vi ser: En faktura dateret 28. marts bogføres på den dato, men pengene rammer banken 2. april. Hvis du afstemmer pr. 31. marts, mangler der 12.500 kr. Brug bankens transaktionsdato som postdato på betalingen, og hold fakturadatoen separat. Det giver to posteringer (faktura + betaling), og banksaldoen passer altid.

5. Find differencen, før du går videre

Står der 47,50 kr. i difference, så fix det nu. Erfaringen er, at differencer aldrig bliver mindre. De bliver større. Tjek først, om beløbet svarer til et gebyr, en rente eller en valutaregulering. Hvis ikke, så filtrér på beløbet i banken og kig efter et match. Vi bruger tit Excels SUMIF på et eksporteret bankudtog: Hvis differencen er 1.245 kr., er der ofte præcis én transaktion på det beløb, der ikke er bogført.

6. Hold styr på udestående checks og hængende betalinger

En udbetaling, der er bogført 30. juni, men først rammer modtagerens konto 3. juli, skal stå som udestående post i afstemningen. Det samme gælder Mastercard-betalinger, der hænger 2-3 dage. Lav en simpel liste: dato, beløb, modtager, forventet clearing. Når posten lander i banken, krydser du den af. På den måde forklarer du differencen i stedet for at jagte den.

7. Hold mellemregningskonti ryddet

Stripe, MobilePay Business, PayPal: alle bruger en mellemregningskonto. Penge ind fra Stripe 14. juli, udbetalt til banken 17. juli. Mellem de to datoer skal beløbet stå på mellemregningen. Hvis den vokser fra måned til måned, er der noget galt. En kunde havde 184.000 kr. liggende på Stripe-mellemregningen, fordi de aldrig havde bogført udbetalingerne i banken. Tjek saldoen på mellemregninger hver gang, du afstemmer.

8. Vedhæft bilaget i programmet, ikke i en mappe

Bogføringsloven kræver, at bilaget kan findes i 5 år. I praksis skal du kunne genfinde bilaget på 10 sekunder, hvis revisor spørger. Brug indbygget bilagsmodtagelse: Dinero har en mail-til-bilag adresse, e-conomic har Smart Inbox, Billy har Beanie. Bilaget vedhæftes posteringen automatisk, og du kan se kvitteringen direkte fra bankafstemningen.

9. Luk perioden, når banken er afstemt

Når marts er afstemt og momsen indberettet, så lås perioden i programmet. Ellers risikerer du, at en kollega, eller du selv en sen aften, bogfører et bilag tilbage på en allerede afstemt måned. Saldoen ændrer sig, og næste afstemning passer ikke. Alle tre programmer (Dinero, e-conomic, Billy) har en "lås periode"-funktion. Brug den.

10. Få en anden til at kigge på det hver kvartal

Når du har lavet din egen bankafstemning i et år, ser du ikke længere dine egne fejl. Få en sparringspartner, kollega, digital bogholder eller revisor, til at gennemgå afstemningen pr. kvartal. Det er typisk her, vi finder bogføringen af privatudgifter på driftskontoen eller en kreditnota, der er bogført dobbelt. 30 minutters review pr. kvartal sparer typisk 4-6 timer ved årsafslutningen.

De faldgruber, vi oftest ser

Bankafstemning er ikke svært, men den fejler på de samme tre punkter hver gang. Folk skubber den foran sig, til de står med 6 måneders bank på én gang. De stoler blindt på, at auto-match har gjort det rigtigt, uden at kontrollere. Og de blander privat og virksomhed på samme konto. Fix de tre ting, og du er foran 80 % af de selvbogførere, vi har overtaget bogføring fra.

Vil du have et eksternt blik på din bogføring? Vi tilbyder en gratis regnskabsanalyse, hvor vi gennemgår din nuværende bogføring og peger på, hvor du bløder. Skal vi tage hele bogføringen for dig? Ring på +45 70 60 42 82 eller skriv på morten@digi-tal.dk.